Workflow en SAP: clásico y flexible

Qué es el workflow

Un workflow hace llegar cada trabajo, en el orden correcto, a la persona que tiene que hacerlo y con la información que necesita. El ejemplo típico es una aprobación: se crea un pedido de compra, el sistema se lo envía al responsable, este lo aprueba o lo rechaza y el proceso sigue por un camino u otro.

El trabajo se divide en tareas. Cada vez que el workflow llega a una tarea crea un work item (elemento de trabajo) y lo envía a la bandeja de entrada de los agentes que deben hacerlo. Los workflows suelen arrancar con un evento, por ejemplo «pedido creado» o «factura bloqueada».

El workflow flexible usa por debajo el mismo motor que el clásico: los work items son los mismos y se ven igual en la SWI1. Lo que cambia es quién y cómo define el proceso.

Los conceptos básicos

Preparar el sistema

Antes de usar workflows en un mandante hay que hacer su configuración básica. La transacción SWU3 (personalización automática del workflow) la revisa y la hace casi toda sola: muestra cada punto en verde o en rojo.

1. Ejecuta la SWU3 y pulsa «Realizar personalización automática». Lo hace un administrador con permisos.
2. Comprueba el destino RFC WORKFLOW_LOCAL_<mandante> en la SM59: es la conexión por la que el sistema ejecuta los pasos del workflow.
3. Comprueba que existe el usuario de sistema WF-BATCH, con el que se ejecutan los pasos en fondo.
4. Prueba que todo funciona con el workflow de ejemplo que ofrece la propia SWU3.

En S/4HANA, el workflow flexible necesita además activar los escenarios de cada área (compras, facturas de proveedor…) y configurar la app My Inbox (F0862), donde los usuarios reciben sus tareas.

Un workflow clásico con el Workflow Builder

El Workflow Builder (SWDD) dibuja el proceso como un diagrama de pasos. Estos son los más usados:

1. En la SWO1 elige el objeto de negocio (o crea una subclase Z si necesitas un método o un evento propio). En código nuevo puedes usar una clase ABAP con la interfaz IF_WORKFLOW.
2. En la PFTC crea las tareas estándar: el método que ejecutan, sus agentes posibles y sus eventos de fin.
3. En la SWDD crea la plantilla: el contenedor, los pasos y la determinación de agentes de cada uno.
4. En los datos básicos de la plantilla indica el evento de inicio y su binding, y activa el enlace (también se ve en la SWE2).
5. Activa la plantilla y pruébala con la SWUS (arrancar un workflow) o lanzando el evento con la SWUE.

Cuando cambies un workflow que ya se usa, crea una versión nueva: los workflows en curso siguen con la versión con la que empezaron.

Lanzar un workflow desde ABAP

Lo recomendable es lanzar un evento y que el enlace de eventos arranque el workflow: así el programa no depende del workflow y se puede activar o desactivar sin tocar el código. Para un objeto del BOR se usa la función SAP_WAPI_CREATE_EVENT:

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DATA lt_contenedor TYPE STANDARD TABLE OF swr_cont WITH EMPTY KEY.
DATA lv_retorno    TYPE sy-subrc.

" Datos que necesita el workflow (opcional)
lt_contenedor = VALUE #( ( element = 'RELEASECODE' value = lv_codigo_liberacion ) ).

CALL FUNCTION 'SAP_WAPI_CREATE_EVENT'
  EXPORTING
    object_type     = 'BUS2012'          " pedido de compra
    object_key      = lv_ebeln
    event           = 'RELEASED'
  IMPORTING
    return_code     = lv_retorno
  TABLES
    input_container = lt_contenedor.

IF lv_retorno <> 0.
  MESSAGE 'No se ha podido lanzar el evento' TYPE 'E'.
ENDIF.

Si el objeto es una clase ABAP con la interfaz IF_WORKFLOW, el evento se declara en la clase y se lanza con CL_SWF_EVT_EVENT=>RAISE, indicando que el tipo de objeto es una clase:

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TRY.
    cl_swf_evt_event=>raise(
      im_objcateg = cl_swf_evt_event=>mc_objcateg_cl   " clase ABAP (BOR: mc_objcateg_bor)
      im_objtype  = 'ZCL_WF_SOLICITUD'
      im_event    = 'APROBADA'
      im_objkey   = CONV #( lv_id_solicitud ) ).
    COMMIT WORK.   " el evento se lanza al grabar
  CATCH cx_swf_evt_invalid_objtype cx_swf_evt_invalid_event INTO DATA(lx_error).
    MESSAGE lx_error TYPE 'E'.
ENDTRY.

Usa las funciones SAP_WAPI_*, que son la interfaz pensada para los clientes, y no las funciones ni las tablas internas del workflow. Sustituyen a funciones antiguas como SWE_EVENT_CREATE.

El workflow flexible de S/4HANA

En S/4HANA, SAP cambió el planteamiento: el workflow ya no lo define el equipo técnico, sino el experto del proceso desde una app Fiori. En lugar de un gran workflow con muchas ramas, se crean varios workflows pequeños, cada uno con su condición de inicio.

1. Activa el escenario del proceso que quieres automatizar (lo indica la documentación de cada área).
2. Abre la app Manage Workflows del área y crea un workflow nuevo.
3. Define la condición de inicio: por ejemplo, pedidos de más de 10.000 euros.
4. Añade los pasos y quién los aprueba en cada uno.
5. Ordena los workflows por prioridad: se usa el primero cuya condición se cumple.
6. Actívalo y prueba con un documento real.

En S/4HANA Cloud se pueden configurar workflows con los escenarios de SAP, pero solo en on-premise se pueden programar escenarios nuevos.

Supervisar y administrar

No uses la transacción SWWL (borrar work items en masa) en producción: los borra de verdad, sin vuelta atrás.

Problemas frecuentes

Buenas prácticas

• Lanza eventos en lugar de arrancar el workflow directamente: el programa y el workflow quedan desacoplados.
• Piensa en todos los eventos que deben terminar el proceso: aprobado, rechazado, modificado, borrado…
• Incluye los enlaces de eventos (SWE2) en una orden de transporte.
• Define plazos con el calendario de fábrica, para que no cuenten los festivos.
• En S/4HANA, para aprobaciones de documentos estándar, mira primero si hay un escenario de workflow flexible antes de programar uno clásico.